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学校内部制度

关于加强财务管理严格会计报销手续的通知

作者: 时间:2010-12-02

北外校发[2010]16号

关于进一步加强财务管理,严格会计报销手续的通知

为加强财务管理,严格财务手续,堵塞财务报销中的漏洞,保证学校的各种支出真实、合法。便于财务人员和全校教职员工严格执行国家和学校财务制度规定的开支范围和标准,限制不合理的低效益支出。根据国家有关财务法规和《北京外国语大学财务管理办法》,现将我校会计报销手续重申如下:

一、根据中国人民银行颁发的《银行结算办法》和《现金管理暂行条例》的规定:100元以下的开支用现金,100元以上1000元以下的开支或结算可以使用现金也可以通过银行转帐结算(以下简称使用支票),1000元以上的开支必须使用支票。校内各单位如特殊原因在1000元以上必须使用现金的,必须由处以上负责人或项目负责人写明理由,经财务处审核备案后方可报销现金。

二、各单位借领支票,必须经处级主管财务的领导签字,同时提供收款单位的名称和使用金额。因提供收款单位名称或金额错误而无法使用或退票造成的损失,由借用支票的单位负责。确有特殊原因(招待、慰问、宴请等支出)必须领用空白支票时,需经支票领用单位主管财务的处级领导签批意见(注明“同意借空白支票,金额控制在××万元以内”),因空白支票丢失或其他原因造成经济损失的,由借用支票的单位或经办人承担责任。

各单位由学校下放的预算经费支出的,涉及招待、宴请、慰问、礼品等招待性质的借款,借款金额在2000元以上的,还须报各单位主管校领导签字后,财务人员方可借给空白支票。

三、各单位借用款项(支票和现金)一般限制在5笔以内,前借款项超过5笔未清的,特别是单笔在1万元以上的大额现金借款,财务处不再借给新的款项。不论是借用支票或现金,报销时间一律限定在10个工作日以内(出差的在出差结束后10个工作日以内),超过上述天数未报账的,财务处将停止其再借款和报销由个人垫付的款项。经3次催问仍不报账的,财务处将停止办理该单位的再借款和报销业务。因上述原因借不到款项而影响工作或造成损失的,由借款单位或个人负责。

四、普通财务事项报销,需要有经手人、单位分管财务的处级领导签字;采购物品,除经手人、单位负责人签字外,还要有验收人或证明人签字;采购或维修属于固定资产的物品,必须有经手人、验收人、单位负责人和资产管理部门负责人共同签字后方可报销。手续不全的,会计人员拒绝报销。由此造成不能再借用其他款项而影响工作或造成损失的,由经办单位负责。

五、报销购物发票,无论金额大小,要附销售单位出具的购物清单。售货单位不给开的,或无法出具原始购物清单的,由经办人根据购物单价、购物数量等补列购物清单,经验收人、单位负责人核对无误并签字后财务人员方可凭正式发票和该购物清单给予报销。

六、各单位的招待费用,须注明招待事由、对象、参加人数。由本单位自筹经费支出的,除经手人签字外,必须有本单位分管财务的处级领导签字;由学校各种下放的预算经费解决,每次费用总额在2000元以上的除各单位财务负责人签字外,还必须有主管校领导签字。

七、各单位因公用车,不管是用出租车还是校内车队或车队以外的车,原始单据须注明用车事由、经手人和分管财务的处级领导签字方能报销。使用出租车的,每次报销的出租车票一般不超过10张。一次报销多张出租车票的,经手人须将车票粘贴汇总,填写总金额,由领导统一签字。

八、差旅费报销详见校财务处2008年修订的《北京外国语大学差旅费开支管理办法》的规定执行。各单位报销会议费用(由本单位主办、协办或承办的会议),要提供相应的说明文件(包括校领导批准的纪要或申请、会议通知、会议预算等)。

九、各单位(特别是各职能部处)发放劳务性费用,由学校下放的预算经费支出的,一律由主管校领导签字后,方可到财务处办理相关借领款及报销手续。

十、各职能部门发生上述未列明的费用,由学校各种下放的预算经费解决的,每次金额超过5000元的,须有主管校领导签字后,方可到财务处借款或报销。

十一、校内新成立单位的财务管理和开支统一执行国家和学校的规章制度。因特殊原因需要特别政策、特别管理或特别开支标准的,以校办正式发布的通知或文件为准。

十二、校内各单位自筹经费的分配政策按学校的规定执行。情况特殊需要特别分配政策的,必须以学校的名义下发正式的文件。任何口头通知或签字都不得作为财务处执行的依据。

本通知从发布之日起执行,具体条款由财务处负责解释,以往规定和本通知有冲突的,以本通知为准。

北京外国语大学

2010年6月30日

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